Riwis Zorg en Welzijn went aan meten met De Werkvloer Centraal Interview In voor zorg! met Maria Cornelissen

Met het In voor zorg-traject van Riwis Zorg en Welzijn wil Riwis cliënten en medewerkers VVT toerusten voor de transitie in de ouderenzorg: van verzorgen naar participeren. Door een andere manier van werken kunnen de voorzieningen overeind gehouden worden. Als methodiek om dat te realiseren, zet de organisatie met behulp van In voor zorg! ‘De Werkvloer Centraal’ in.

Riwis Zorg en Welzijn heeft onder meer 2 verzorgingshuizen in Brummen en Eerbeek, 2 dorpen die naast elkaar liggen maar van oudsher een eigen identiteit hebben, vertelt Maria Cornelissen. Cornelissen is teamleider van het verzorgingshuis De Beekwal in Eerbeek, 1 van de 2 teamleiders. Cornelissen heeft teams intramuraal, dagbesteding en psychogeriatrische zorg. Vanaf 1 januari 2015 komt daar de tak thuiszorg bij.

Cornelissen: 'Bewoners van het verzorgingshuis in Brummen willen niet naar Eerbeek en andersom.' Ook de cultuur onder de medewerkers laat zich nog altijd in een bepaald jasje hijsen. 'In Eerbeek heerst nog wat meer een vakbondscultuur. Daar moet je als leidinggevende rekening mee houden. De weerstanden zijn er overigens niet meer of minder.'

Ons kent ons
Vroeger woonden de fabrieksmedewerkers in Eerbeek. De fabrieksdirecteuren, agrariërs en notabelen settelden in Brummen. Inmiddels zit in Eerbeek veel nieuw geld en kennen beide gemeenten eenzelfde groep mensen die het niet breed heeft. Wat voor beide verzorgingshuizen geldt, is de familiaire cultuur die in kleinere dorpen gewoon is. Ons kent ons en iedereen kent wel iemand.

Cornelissen is projectleider voor het In voor zorg-traject dat beide verzorgingshuizen omvat. Sabya van Elswijk is de coach die het project begeleidt vanuit In voor zorg!. De naam van het traject is De Werkvloer Centraal; dat is meteen ook de methode waarmee gewerkt wordt. Een methode die is ontwikkeld om cliënt en medewerker centraal te stellen in het veranderproces dat een organisatie doormaakt.

Het doel van het In voor zorg-traject is dat cliënten zelfredzamer zijn, dat hun naasten participeren in de zorg, dat de medewerker met nog meer passie en plezier werkt en zich verantwoordelijk voelt voor de geboden zorg. De behoefte van Riwis was voorafgaande aan het In voor zorg-traject in de woorden van Cornelissen: “Onze medewerkers ondersteunen bij de grote transitie.”

3 speerpunten formuleerde de organisatie.
– De zelfredzaamheid van de cliënten
– De samenwerking met familie en vrijwilligers
– Het ambassadeurschap uitdragen naar de wereld om Riwis heen.

Paraplufunctie
Voor zichzelf ziet Cornelissen straks een paraplufunctie. 'Minder aansturen, meer coördineren. Het bewaken van processen, maar niet invullen hoe die gedaan moeten worden. In de ideale situatie ben ik straks niet meer nodig voor de medewerker en de cliënt. Dan ligt mijn taak meer buiten de organisatie. Daar ligt zoveel werk voor de toekomst. Een netwerk Dementie bijvoorbeeld en zorgen dat Riwis in beeld blijft bij de gemeenten.'

Begin 2014 begon het traject met het organiseren van teamsessies. Cornelissen: 'Om opnieuw te beginnen is het soms nodig om eerst het oude zeer uit te spreken. Deze bijeenkomsten maakten dan ook dat medewerkers het gevoel hadden dat ze eindelijk gehoord werden en ertoe deden.' In voor zorg-coach Van Elswijk begeleidde de bijeenkomsten, samen met de inmiddels benoemde interne coaches. Deze coaches zijn de rol van Van Elswijk richting teams aan het overnemen.

Alle leidinggevenden zijn open in de gesprekken gestapt, legt Cornelissen uit. 'We moesten allemaal met de billen bloot. Oud zeer bleek er te zijn over het van bovenaf opleggen van beslissingen. Geen inspraak hebben bij de besluitvorming, juist datgene waar we bij zelforganiserende teams vanaf willen.'

 

Loslaten
Het is wel een verandering die tijd kost. Cornelissen zegt dat zij een control freak is. 'Ik wil graag overal bij zijn en ik moet leren loslaten en achterover leunen. Zo organiseerden de teams een familie-avond. Ik vroeg hun of zij wilden dat ik daarbij zou zijn. Dat hoefde niet. Ik heb toen bedacht dat ik er ‘uit het zicht’ bij zou zijn. Bijtijds realiseerde ik mij dat de aanwezige coach betekende dat ik geen rol had.' Het is een proces, zegt Cornelissen. Het is er niet van de een op de andere dag.

Een ander voorbeeld. Een medewerker kwam bij een zorgcoördinator om uren te claimen voor een bijeenkomst die niet door was gegaan zonder dat de medewerker daarvan op de hoogte was gesteld. De coördinator kwam met het vraagstuk bij Cornelissen. 'We hadden daar allebei een mening over, maar ik vroeg de coördinator: wat vindt de medewerker eigenlijk zelf? Die hadden we overgeslagen in het vraagstuk.' Uiteindelijk kwam de medewerker er niet meer op terug. Haar vraag om urencompensatie kwam voort uit de behoefte haar verhaal te doen.

Gelijktijdig met de teamsessies is de klimaatscan uitgevoerd, onderdeel van de methodiek van De Werkvloer Centraal. Vragenlijsten over de beleving van zorg en werk moeten de verschillende perspectieven, van cliënten, medewerkers en teamleiders, meten. De uitkomsten leveren concrete verbeterpunten op voor de teams en gesprekspunten voor medewerker en cliënt. De klimaatscan wordt vervolgens nog een keer herhaald om te meten of er verbetering is.

Meten
Dat meten en meteen aan de slag gaan is niet gewoon voor zorgorganisaties, zegt coach Van Elswijk. 'Dat de klimaatscan ook expliciet aan medewerkers vraagt wat zij vinden, is evenmin gewoon voor hen.'

De eerste klimaatscan gaf soms verrassende uitkomsten. Cornelissen: 'De tevredenheid in een van mijn teams bleek niet hoog, terwijl men in de bijeenkomst over de uitslag wel aangaf tevreden te zijn. Medewerkers zouden Riwis ook aanbevelen bij anderen.'

Cornelissen plaatst wel wat kanttekeningen bij de klimaatscan. 'Het kan je maken en breken, zo’n uitslag. Bij een team met weinig medewerkers, speelt een negatieve beoordeling al snel een grote rol.' Waar de klimaatscan wel heel goed voor is, vindt zij, is dat eruit blijkt wat mensen dwars zit. 'Dat ik dagelijks even binnenloop bij de Dagbesteding, werd als controle ervaren. Ik realiseer me nu dat ik moet aangeven wat ik kom doen, dat ik uit belangstelling binnenloop.'

Het meten is nieuw voor Riwis en voor Cornelissen. Inmiddels heeft ze een stafmedewerker betrokken bij het In voor zorg-traject, die dat nauw in de gaten houdt. 'Ik werk fulltime, maar naast al mijn andere werk is de belasting van dit traject groot. Met Marieke Kruitbosch, die ook in de stuurgroep zitting heeft en veel uitwerkt, en secretariële ondersteuning, is de last beter te dragen.'

300 procent
Het ‘meten’ is volgens Cornelissen heel erg belangrijk. 'Als mensen bijvoorbeeld in weerstand blijven hangen, dan kan het goed zijn om te laten zien hoe ver we zijn. Het werkt stimulerend om te zien dat we stappen zetten.' In totaal doen er zo’n 370 medewerkers en vrijwilligers mee aan het traject. Volgens coach Van Elswijk is dat bijzonder. 'Veel organisaties beginnen met enkele teams. Bij Riwis doen alle medewerkers en de vrijwilligers mee. En allemaal voor 300 procent betrokken.'

Nadat de uitslagen van de klimaatscan die door cliënten en hun naasten zijn ingevuld, in de teams zijn besproken, hebben de teams dialoogsessies met cliënten en familie georganiseerd. Cliënten van Riwis blijken vaak tevredener met de zorg te zijn dan de teams zijn over hun eigen functioneren. Cornelissen: 'Verbeterpunten die wij zelf zien, zijn soms onherkenbaar voor cliënten. Het goeie van de dialoogsessies is dat daardoor andere verbeterpunten ontstaan dan aanvankelijk logisch leek. Familie wilde bijvoorbeeld best de was gaan doen. Maar de Nederlandse wet schrijft nou eenmaal voor dat dit gedaan wordt door de zorgorganisatie.'

Er is veel bereidheid bij familie en naasten om bij te dragen aan de zorg. Mensen komen in eerste instantie wel in opstand als voorgeschreven wordt dat zij meer moeten doen, legt Cornelissen uit. 'Maar dan komen ze een dag later op de afdeling, stropen de mouwen op en vragen welke kast ze vandaag eens zullen soppen.'

Haast
Wat ook bleek uit de klimaatscan is dat cliënten het vervelend vinden dat medewerkers altijd haast hebben. Medewerkers vinden het moeilijk om daarover het gesprek aan te gaan en reageren vanuit een defensieve houding. 'Op zo’n moment kun je vragen: wat kan ik doen zodat u dat niet meer ervaart? Het zit ‘m vaak in het aangaan van een gesprek.' Dat doet coach Van Elswijk heel goed, vindt Cornelissen. 'Sabya vraagt altijd door. Waarom vind je dat? En zij weet ook een grens te trekken wanneer het genoeg is. Soms moet je een streep ergens onder kunnen zetten.'

Van de 3 speerpunten, aan het begin van het traject geformuleerd, is de organisatie nog zoekende in de zelfredzaamheid en het derde punt: het ambassadeurschap. Cornelissen: 'Nu, bijna een jaar later, gaan we succesbijeenkomsten organiseren. Alle teams hebben veranderagenda’s. Wat ga je doen, hoe ga je dat doen: dat gaan we in maart delen met elkaar op een inspiratiemarkt. Aan de hand daarvan gaan we estafette-interviews houden, elkaar bevragen op wat goed werkt en wat niet. En er komt een nieuwsbrief om de veranderingen te delen met elkaar.'

Successen zijn er al. Zo was er een team waar veel weerstand was, het verandertraject ging moeizaam. Opeens was er een omslag. Cornelissen: 'Hun idee kwam voort uit de vraag hoe zij tijd konden winnen om meer tijd voor cliënten te hebben. Wat bleek? Nog iedere morgen werden de boterhammen gesmeerd voor de bewoners. Het betreft een somatische afdeling en mensen konden niet bij de kastjes waar het broodbeleg staat, al zouden ze graag zelf hun brood willen smeren. De oplossing bleek simpel: het kastje lager monteren. Mensen willen heel graag zelfredzaam zijn. Maar we hebben dat wel een beetje van ze afgepakt.'

Interview door Ellen Kleverlaan

 

 

*)Het programma In voor zorg! helpt zorgorganisaties hun werkprocessen in te richten met het oog op deze toekomst. Het programma bundelt bestaande kennis en biedt organisaties praktische ondersteuning in hun eigen veranderingstraject. In voor zorg! loopt vanaf september 2009 en is een initiatief van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en Vilans, kenniscentrum langdurende zorg.